正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

    修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。

    写信人签名(Writer's Identification/ Signture)

    写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。

    附注(Notions)

    附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。

    信尾问候语(Complimentary Closing)

    信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely”，“Sincerely yours”。通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。

    附言(Postscript PS or P.S.)

    附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。