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外贸函电:从信封到附言写作指南
2007/8/9/07:05  来源:全球商会
 

    英文书信和中文书信的写作有那些不同呢?

    信封(Envelop)

    与中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。

    英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。

    信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead)

    公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。

    封内日期(Date Line)

    封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。

    封内地址(Inside Address)

    封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。

    封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。

    称呼(Salutation)

    称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。

    在商业信函或其他正式书信中,用冒号。

    在非正式书信中,称呼后用逗号。(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼。在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush, Jr.”也不能把它们包含在称呼中。)

    头衔(Titles)

    除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。

    提示句(选择性)Attention Line(optional)

    提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。另外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。

   主题句(选择性)Subject Line(optional)

    主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。

    正文(Body of the Letter)

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