中国工艺美术（集团）公司由于在电子贸易方面的出色成绩，荣获环球资源2001年中国出口企业成就奖华北区电子贸易应用奖。公司信息中心的任天元经理介绍，每天通过环球资源网站可以收到40-50个来自世界各地买家的查询。他们总是思考：怎样回复才能让买家满意？如何尽可能将查询转变为正式的订单？
如何吸引住"网上买家"是真正的问题所在。在互联网这个虚拟的世界里，不论是买家还是供应商，都会发现网络信息的致命缺点：由于信息爆炸带来的寻求有效信息的高成本，在获取有效信息的过程中，需要耗费巨大的时间成本和技术成本。
时间成本、技术成本和信用成本必须通过买卖双方有效沟通来降低。所以供应商回复买家查询时，通过电子邮件沟通必须准确有效，才能降低成本。
分析买家查询
按客户不同、轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行，对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图、采购兴趣、公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能引起买家的注意和兴趣。
具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种、规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。
"对于这类成交可能性大的查询，或至少很认真的外商，我们一般20分钟内就给客户回信。"
上海海欣集团股份有限公司电子商务部贺经理介绍，"通常，只要客户在线上，我们约10分钟就会收到客户的进一步回复。"
根据贺的经验，大的、有实力的买家通常比较重视供应商的实力、管理以及服务水平，也就是说，他们比较着眼于建立长期的业务关系；而较小的买家通常眼睛只盯着价格。
分析买家查询，还有一个重要问题，就是善于识别同一个订单在网上的多次炒作。对此，海欣集团的方法就是经常浏览那些著名的、人气又旺的本行业网站，时刻注意公开发布的查询信息。如果看到同一种商品的数量规格要求都相同、而只是查询者不同，则说明可能有人在炒作同一条信息。这些人无疑是中间商，甚至是第三、第四道买家，跟他们打交道，肯定很难成交。
为了增加回复的吸引力和说服力，海欣集团在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，还会同时将公司的其它情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。集团建立两个不同的网站，除了综合性的中文网站以外，其中一个是推荐给外商的全英文网站，上面有企业介绍、产品资料、经营情况等信息，与国际贸易无关的信息一律不放，同时图片也不多，以便较远距离的客户快速地浏览。
回复查询5大要诀
所有的供应商可能都已意识到，对外商的查询回复一定要快。但是，光"快"是不够的，还要"准"。要准确地回复买家的查询，需要有扎实的英语语言功底、全面的国际贸易业务知识、殷实的本行业知识和商品知识，也就是说业务经理的综合素质要高。这样，在回复买家查询时，就能够做到十分专业。供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要诀：
准确：要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力、准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容。
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