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如何消减展会预算?

http://www.biz.hc360.com2013年01月16日07:04

    当你想削减你的参展预算时,首要原则是你想保留什么。

    削减展会预算是一件两难的事情。公司管理层只会要求你削减预算,但是什么项目该保留,什么可以削减他们不会有明确的或具体的指示。这个责任就由负责参展的人员来承担。这不是一件容易的事情,因为如果作了错误的决定,可能首先就会影响你的工作。

    对不同的公司和展会而言,决定削减哪一部分的预算是不同的,并没有一个统一的标准。当决定什么该保留什么应该削减时,主管参展的经理就会陷入困境之中,某些项目是必须保留不可更改的,但是什么又是可以牺牲的呢?

    对某些公司来说,聚会就像裙子的褶边一样是不可缺少的;对另一些公司来说,招待会对于建立和维系客户关系是必须的,因此,这些都不可削减。新闻发布会对某些公司是不需要的奢侈品,但是对另一些公司来说,使媒体不断地对公司的新产品和新服务保持关注是公司战略的重要组成部分。

    无论是什么行业的企业以及企业的参展战略是什么,我们都可以从以下一些成熟的预算规律中学些什么,这是从许多次的实验和错误中总结出来的削减预算的重要规律。

    可以削减的预算在我们讨论什么费用必须支出之前,让我们先看看什么费用容易削减。有几种方式可供选择。

    1.尽量减少赠品的费用现场的展会管理者对此可能会有抱怨,但他们会理解的。无论如何,赠送会使你产生这样的想法“这个人可能不是我们的目标客户”,英特尔公司一位曾经负责参展的专家这么认为,他从1992年至2000年都管理了英特尔公司的参展项目。英特尔公司在展会上用于赠送的花费从5000美元到3万美元不等,特别在一些大型展会上,比如:在COMDEX上。假如你的公司像英特尔这样一年参加20多个展会并送出相应的赠品,那么可能节约的费用将达到6位数。

    即使你没有参加那么多展会,你也可以计算一下在赠品方面节约的费用:根据最近的一项调查,赠品是提高预算的典型开支,经常占到展会预算的8-12%。英特尔参加COMDEX展会时在赠品上花费了大约3万美元,占总的参展费用的1.5%。

    2.降低展位清洁服务的费用在一些小的展位上,比如说,10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位,一般都是由展位上的员工做清洁工作。在一些大型展位上,如40×50、50×50或者50×70英尺的展位,可能有专门的清洁工人来清扫垃圾或者废料。不过有经验的管理者就会要求清洁工人在展位刚搭建好的时候来打扫一次,而不是每天有专人打扫。因为过了第一天之后,展位的清洁工作往往就很少了。某些公司在清洁方面的费用一年平均每个展会可以节约1800美元到10000美元,而且也不会降低展位活动的水准。

    3.不租植物省去眼花缭乱的盆景,你可以节约250美元到1800美元。有的公司一年可以节约5000美元,展位也不会显得没有生气。

    4.展位上少装电话展位上的电话能满足需要就行了。通常在展位上拉一根电话线要250美元开销,如果少装几门电话就能减少很多费用。少装电话的好处还在于可以使你的员工少打未经批准的长途电话。

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